Дээд зэргийн бүтээмж

Номын тавиур дээрх бизнесийн номуудын дунд хамгийн их зай эзлэх ёстой нэг сэдэв юу гэвэл тэр нь цагийн менежмент юм. Хэзээ нэгэн цагт бид “Хүссэн зүйлээ хийж дуусгахын тулд яаж их цаг өөртөө гаргах вэ?” хэмээн асууж үзсэн биз ээ. Цагийн менежментийн тал дээр таны зорилго нь карьерын хөгжил, гэр бүлтэй өнгөрүүлэх цаг, ажил/амьдралын илүү сайн тэнцвэр гээд янз бүр байж болно. Энэхүү номд цагийн менежментийн асуудлаа Роберт Позен хэрхэн шийдсэнийг мэдэж, дээд зэргийн бүтээмжид хэрхэн хүрч, үр дүнгээ хэрхэн нэмэгдүүлж, ажиллах цагаа яаж багасгах тухай уншина.

Позений аргачлал нь ганц урьдач нөхцөл дээр тогтдог: бүтээлч байхын тулд та ажил дээрээ өнгөрүүлж буй цаг хугацаанд бус хүсэж буй үр дүндээ төвлөрөх ёстой. Бүтээмжийг дээд зэргээр нэмэгдүүлэхийн тулд гурван санааг ашиглах ёстой гэж тэрбээр зөвлөсөн юм:

#1: Зорилгуудаа тодорхойлж, эрэмбэл
#2: Эцсийн бүтээгдэхүүн/үр дүнд төвлөр
#3: Жижиг зүйлд бүү сатаар

Хичээл 1: Зорилгуудаа тодорхойлж, эрэмбэл

Юу хийж буйгаас үл шалтгаалж бид хоёр зүйлийг мэддэг байх ёстой: Яагаад тухайн зүйлийг хийж байгаа болон тухайн зүйлээс юуг хүсэн хүлээж байна вэ? Эдгээр асуултад хариулахын тулд Позен зургаан алхам бүхий процессыг санал болгожээ.

Алхам 1: Ажил мэргэжлийн хувьд хүрэхээр төлөвлөж, эсвэл хийж буй бүхнээ бич

Алхам 2: Ажлуудаа дараах бүлгүүдэд хуваа: Ажлын зорилго, Жилийн зорилго, Долоо хоногийн зорилго

Алхам 3: Өөрт болон бусдад чухал байдлаар нь зорилгуудаа жагсаа. Зорилго тус бүр нэг эсвэл хоёр холбоотой зорилттой байх ёстой.

Алхам 4: Зорилтуудаа чухал байдлаар нь жагсаа. Ингэхдээ мөн өөрийн болон бусдын байр суурийг тооцно.

Алхам 5: Зорилго тус бүр дээр ямар цаг хугацаа зарцуулж буйгаа тооцоолж, түүнийгээ гол зорилго, зорилттой харьцуул. Тохирохгүй байгаа зүйл ажиглагдав уу?

Алхам 6: Зорилго болон зорилтууддаа зарцуулж байгаа хугацаа яагаад зөрж байгааг ойлго, шийд.

Хичээл 2: Эцсийн бүтээгдэхүүн/үр дүнд төвлөр

Төслийг эхлүүлэхдээ бид ихэвчлэн эхэнд нь судалгаа хийдэг. Позен харин үүнийг хангалттай арга барил биш гэж үзжээ. Яагаад? Яагаад гэвэл бид задлан шинжлэх парализад автаж магадгүй гэнэ. Хэт их өгөгдөл баримт, төсөлтэй холбоогүй хэтэрхий их мэдээллүүд.  Харин үүний оронд төслийг эхлүүлэхийн өмнө төсөл юунд чиглэх ёстойг, гол асуудлууд нь юу байж болохыг, тэдгээрийг хэрхэн шийдвэрлэх боломжтой талаар маш сайн бодох ёстой гэнэ.

Нэгээс илүүгүй өдөр ийн бодож цэгнэсний дараа төслийн талаарх анхан шатны дүгнэлтийг гаргаж, удаах судалгааны явцад анхаарах чиглэлийг тодорхойлох ёстой. Эдгээр “дүгнэлт”-ээ баримтуудын жагсаалт байдлаар гаргаад төсөл үргэлжлэх явцад шинэчилж байх хэрэгтэй гэнэ.

Тэр тусмаа төсөл дундаа орох үед иймэрхүү хяналтыг товлож өгөх нь тун үр дүнтэй хэмээн тэрбээр зөвлөжээ. Ингэснээр төсөл хуваарийн дагуу явж байгааг баталгаажуулахаас гадна хоёрдугаар хагасын ажлуудад хүмүүсийн анхаарлыг төвлөрүүлэх ач холбогдолтой аж.

Зорилгоо толгойдоо үргэлж санаж, хэрэггүй эсвэл ач холбогдолгүй өөр ажлуудад цаг зав, хүч нөөцөө зориулж сатаарахгүй байхыг баталгаажуулдаг байх нь энэ хичээлийн цаадах гол санаа юм.

Хичээл 3: Жижиг зүйлсэд бүү сатаар

Деталиудад анхаарал хандуулахыг эерэг шинж чанар гэж ихэнх хүн үздэг ч төслийн ач холбогдол болон үр дүнг хүртэгчдийн шаардлага, эрэлтээс шалтгаалж цаг хуваарилалт маань ялгаатай байх ёстой гэж Позен анхааруулсан байна. Хамгийн чухал зорилго, зорилтдоо илүү цаг, илүү хүчин чармайлт гаргах нь зөв гэж тэр онцолсон. Гэхдээ тэр илүү цагийг хаанаас гаргаж ирэх вэ? OHIO-оос.

Позений санал болгож буй урагшлах арга бол OHIO буюу ганцхан удаа ажилла (Only Handle It Once) юм. OHIO гэдэг нь ач холбогдол багатай ажлыг тухай бүрд нь яаралтай дуусгаж, хуримтлагдахаас зайлсхийхийг хэлж байна. Ямарваа хүсэлт, ажил ирэх аваас хариу үйлдэл хийх үү эсвэл хойшлуулах уу гэдгээ даруй шийдэх хэрэгтэй. Хариу үйлдэл үзүүлэх ёстой болвол шууд хийх боломж нөхцөл байна уу, эсвэл илүү мэдээлэл цуглуулах ёстой юу гэдгийг тодорхойлно. Хүлээх нь тухайн ажил, хүсэлтэд зарцуулах хугацааг хоёр эсвэл гурав дахин нэмэгдүүлэх учраас тэр даруй тодорхойлвл илүү сайн.

Өөр нэг анхаарах зүйл бол жижиг зүйлс дээр хэт их задлан шинжилгээ хийхээс зайлсхийх юм. Төгс байдлаас зайлсхийх нь илүү бүтээмжтэй ажиллахад нэн чухал гэдэгт Позен итгэдэг аж. Энэ хичээлийн гол санаа бол хойшлуулах бус шийдэх нь чухал гэдэгт оршиж байна. Хугацаа хэмнэнэ гэдэг нь шийдэмгий байхаас шалтгаална.

Хичээл 4: Хуанлиг хэрхэн удирдах вэ

Өдөр бүр хамгийн чухал зорилгуудаа биелүүлж байгаа гэдгээ хэрхэн баталгаажуулах вэ? Үүний тулд хуанлиг ашиглаж буй аргаа дахин нэг бодох ёстой болно. Жагсаалт гаргадаг энгийн аргын оронд хоёр баганатай хуанли ашиглахыг Позен санал болгожээ. Зүүн баганад хурал, дуудлага, уулзалт болон хугацаа хамаагүй боловч тухайн өдөр хийж дуусгахыг хүсэж буй зорилтуудаа бичнэ. Баруун баганад харин зүүн баганад бичигдсэн ажил, үүрэг бүрээс ямар үр дүнг хүлээж буйгаа буюу тухайн ажлыг хийх ёстой шалтгааныг бичих ёстой гэж Позен зөвлөсөн. Мөн цагаас хамаарахгүй хийж болох зорилтуудыг оруулж болно. Тухайн арга хэмжээний зорилгыг, түүнээс юуг хүлээж болох тухай бич. Энэ нь тухайн хурал, дуудлагыг хийх явцдаа гол зорилгодоо төвлөрөхөд танд тусална.

Мөн чөлөөт цагийг оруулах ёстой гэж Позен үзсэн. Ийм завсарлага нь уян хатан байдлаар ажиллах боломж олгохоос гадна утсаар ярих, тэмдэглэл хөтлөх, бүр бодох цагийг гаргаж өгөх юм. Ийм завсарлагыг хэзээ авах нь таны хамгийн үр дүнтэй сэтгэх, бодох цаг хэдийд байдгаас хамаарах ёстой.

Уулзалт бүрийн дараа өмнө дурдсаны адилаар хуанли дээр шинэ “хийх ажлаа” нэмэх ёстой. Ингэснээр чухал асуудал, эсвэл төслийн явцыг алдалгүй мэдэж байх боломжтой болно.

Хичээл 5: Үр дүнтэй унших: Цаг хэмнэх

Чухал зорилго, зорилтдоо хүрэхийн тулд унших нь мэдээллийн тун сайн эх сурвалж болох юм. Харин үр дүнгүй унших юм бол үнэтэй цагаа дэмий алдсан хэрэг болно. Ихэнхдээ бид хэд хэдэн шалтгааны улмаас уншдаг:

1. Гол санаануудыг ойлгох

2. Тодорхой баримтуудыг олох

3. Мэдээллийн шинэ эх үүсвэрийг олох

4. Задлан шинжилгээг үнэлэх

5. Ажилдаа нэмэр болох

Эдгээрийг хэрэгжүүлэхэд хугацаа орох тул үр дүнтэй уншигч байхын тулд уншиж буй зорилгоо мэддэг байх, үүнийг давуу талаа болгон ашиглах нь зүйтэй гэж Позен зөвлөжээ. Ингэх гурван алхамт процесс бий:

Алхам 1. Бүтцийг нь ойлго

Ямарваа материалыг уншиж эхлэхээс өмнө хэрхэн эхэлж, дуусав, ямар гол сэдвүүдэд хэрхэн хуваагдаж байгаа зэргээр бүтцийг нь ойлгоход хэдэн минутыг зарцуулах ёстой. Хэрэв байгаа бол агуулгыг, байхгүй бол гарчгуудыг нь уншиж танилцана. Энэ нь танд хурдан уншиж, ихийг ойлгоход тусална.

Алхам 2. Оршил болон дүгнэлтийг унш.

Тухайн материлын гол санаа, бүтцийг илэрхийлсэн өгүүлбэр эсвэл догол мөрийг хянамгай уншихыг Позен зөвлөжээ. Дараа нь материалын гол хэсгийг алгасаад шууд дүгнэлтийг унших ёстой. Яагаад? Учир нь дүгнэлтэд гол санаа, онцлох санаанууд багтаж байдаг юм.

Алхам 3. Догол мөрийн эхний өгүүлбэрийг унши

Хэрэв тухайн материалын гол агуулгын талаар тодорхой ойлголтыг оршил, дүгнэлт өгсөн бол догол мөрнүүдийн эхний хэсгийг унш гэж Позен зөвлөсөн. Сайн бичигч нь догол мөр бүрийг сэдвийн гол өгүүлбэрээр эхлүүлж дараа нь дагалдах баримт, нотолгоог оруулж өгдөг аж. Энэ нь тухайн догол мөрийг унших нь зөв эсэхийг шийдэхэд туслах юм.

Мэдлэгт суурилсан ажил эрхлэгчдийн хувьд бичих нь гол ур чадвар байх ёстой гэж Позен үзжээ. Байгууллага дотор болон гаднах хүмүүст мэдээлэл хүргэх эсвэл ятгахын тулд тэд баримт бичгийн драфт гаргаж сурах ёстой аж. Утсаар ярихыг имэйл орлож эхэлж байгаа учир хувь хүний бүтээмжид бичих ур чадвар улам бүр чухал болж ирлээ. Уншихын аргагүй бүтээгдэхүүний заавар нь хэрэглэгчийн урмыг хугалах, утга нь ойлгомжгүй материал ажилтнуудын толгойг эргүүлэх, буруу бичсэний улмаас ажил дээр үл ойлголцол үүсэх зэргээр бичих сул чадвар нь ажлын бүтээмжийг олон талаар бууруулах аюултай гэж Позен үзсэн юм.

Сайн бичихийн тулд төлөвлөлтийг бичихээс зааглах ёстой гэж Позен дүгнэжээ. Яагаад? Төлөвлөх болон бичих нь хоёул хүний тархины “ажлын санах ой”-н төлөө өрсөлддөг байна. Ажлын санах ой нь мэдээллийг хадгалж, боловсруулдаг тархин дахь орон зай бөгөөд учир шалтгааныг олох, суралцах зэрэг илүү утга учиртай ажлуудыг хийх боломжийг олгодог. Сайн материалын хувьд эхлэл, дүгнэлт, үндсэн хэсэг гэсэн гурван элемент хамгийн чухал юм.

Хичээл 6: Бичих тухай зөвлөмж

Сайн эхлэл нь уншигчид материалын талаар санаа өгөх, гол сэдвийг танилцуулах, материалын бүтцийг тайлбарлах гэсэн гурван зорилгыг хангаж байх ёстой.

Сайн дүгнэлт нь тухайн материалын хураангуйгаас давсан, анхаарах ёстой бусад сургамж, дүгнэлт болон цаашид судлах ёстой зүйлийг багтаасан байна.

Эцэст нь, материалын үндсэн хэсэг нь бүтцийг харуулсан гарчиг эсвэл дэд гарчгуудад хуваагдаж, догол мөр бүр сэдвийн гол өгүүлбэрээр эхэлж байх ёстой.

Дараагийн удаа нийтлэл бичихдээ уншигчийн байр сууринаас бодож бичээрэй. Үүнийг бүтээмжийн нэг хэсэг гэж үзэх нь зүйтэй юм.