Дараагийн уулзалтаас өмнө заавал унших ёстой ном

Олон хүний амьдрах нэг арга нь уулзалтад оролцох болжээ. Муу уулзалтад. Өнөөгийн бизнесийн ертөнцийн нэг эмгэнэл бол ажлын өдрийн ихэнхийг бизнесёийн хамтрагчдын хамтаар хуралдах эсвэл форумд оролцох явдал болов. Уулзалт хийхийн ач тусыг олон хүн мэддэг ч үр шимийг нь тэр бүр хүртэж чаддаггүй. Ал Питтампаллигийн өгүүлснээр уулзалт хийх соёл нь бидний анхаарлаа төвлөрүүлэх, ямар шийдвэр гаргах вэ зэргийг өөрчилж байгаа ажээ.

Гэхдээ уулзалт нь өөрчлөлт хийх арга юм. Өөрчлөлт бол өсөх хөгжих гол зам шүү дээ. Ухаалаг шийдвэр гаргахын тулд мөн цогц адармаатай төслүүд дээр багууд хооорондоо үр дүнтэй хамтран ажиллаж байгааг баталгаажуулахад уулзалт хэрэгтэй. Бидэнд харин юу хэрэггүй вэ гэвэл байгууллагыг маань идэвхтэйгээр, бодитойогоор эрэмдэглэдэг муу уулзалтууд юм.

Цөөн уулзалт хийдэг ертөнцөд бид жинхэнэ ажилдаа буюу байгууллагыг маань урагш хөдөлгөх ажилд илүү цаг зарцуулдаг болно. Харамсалтйй нь хийх ёстой ажлаас маань биднийг тусгаарладаг уулзалтад бид донтдог болжээ. Энэ саадыг арилгасан цагт бид чухал зүйлээ хийх хугацаатай болох юм.

Хичээл 1: Уламжлалын сул тал

Ихэнхийн маань ажил дээрээ хийдэг уламжлалт уулзалт нь бизнест хоёр эрсдэлийг бий болгодог гэж Питтампалли дүгнэжээ. Ийм уулзалт нь буулт хийх соёлыг бий болгож, хойшлуулшгүй ажиллах сэдлийг алдаг байна.

Yahoo-г жишээ болгоё. Тус компанийн харилцаа хариуцсан дэд ерөнхийлөгч Брэд Гарлингхаус 2006 онд бичсэн “Peanut Butter Manifesto”-доо Yahoo-д тулгараад буй мухардмал байдлын тухай өгүүлсэн:

“Бид асуудал, сорилтоо ойлгож, шийдвэртэй алхам хийх ёстой. Бидэнд хувьцаа эзэмшигч, Уолл Стрит, зар сурталчилгаа өгөгчид, хамтрагчид, ажилтнууд (одоогийн болон ирээдүйн), хэрэглэгч нартаа хүчирхэг, тодорхой, утга учиртай мессеж илгээх боломж, тодруулбал шалтгаан байна. Тэд биднээс асуудлаа олж харж, ойлгож улмаар эрс өөрчлөлтийн замын зургийг зурахыг гуйж байна. Бидний өнөөгийн зам, хурд ерөөсөө ч биднийг хүссэн газарт маань хүргэхгүй. Богино хугацааны шархны лент наагаад бид юуг ч засахгүй”. Тэгвэл Yahoo-гийн асуудал юу байв?

Гарлингхаусын үгээс дахин эш татъя:

“Манай компанид төвлөрсөн, эв нэгдэлтэй алсын хараа дутагдаж байна. Бид хүн бүхний төлөө юм болгоныг хийхийг хүсэж байна. Бид үүнийг олон жилийн өмнөөс мэдэж, энэ талаар олон жил ярьсан ч шийдвэрлэхийн тулд юу ч хийсэнгүй”.

Яриад л байдаг ямар ч үйлдэл байсангүй. Yahoo юу хийхийг тэр цагаас хойш дэлхий даяараа ажигласан ч ямар ч шийдтэй шийдвэр, үйлдэл гарсангүй. Тэдний үйл ажиллагаа зогсонги байдалд орсон. Web 2.0 эхлэх үед буюу Google, Twitter, Facebook, Groupon-ийн эрин үед бүхнийг хийж чадах байсан хүчирхэг Yahoo! юу ч хийгээгүй.

Тус компани яагаад бүтэлгүйтсэний шалтгаан энгийн. Yahoo! угаас муу улзалтын соёлд гүн автсан байв. Тэдгээр уулзалт үйлдлийг алж, хамгийн гол нь буулт хийх соёлыг бий болгосон юм.

Хичээл 2: Тоглоомыг өөрчил

Зүрхийг маань догдлуулж, тоглоомын дүрмийг өөрчилсөн шийдвэрийг хэзээ танайх хамгийн сүүлд гаргасан бэ? Хүчирхэг шийдвэрийг гаргадаг, түүнийгээ хамгаалдаг уулзалтын бүтцийн оронд хариуцлагаас хэт амархан бултах боломж өгдөг бүтэлгүй уулзалтын системийг бид ашигласаар байна. Агуу шийдвэр нь эрсдэл дагуулдаг агаад эрсдэл нь хүмүүсийг айлгадаг. Агуу санааг үл ойшоож, дэвсэлж бүр үл хайхрах нь жам ёсных юм.

Эрс өөрчлөлтийг агуулсан санааг уулзалтад танилцуулахад бараг хэн ч зүрхэлж барьж авдаггүй. Бүгд хөндлөнгийн ажиглагч болж хувирдаг. Комисс шийдвэрээ гаргаж, өнөөх санааны хүчийг нь сулруулж, гол утга учрыг нь мөлийлгөсний эцэст хэн ч хариуцлага хүлээхээргүй шийдвэр гардаг. Үр дүнд нь багахан өөрчлөлт бий болж, илүү сайн ирээдүйг бүтээх найдвар буурна.

Энэ бол цар тахал мэт болсон үзэгдэл. Жишээлбэл, томоохон худалдан авалт хийхийн тулд British Broadcasting Company-ийн зөвлөл, хяналтын хороод зургаа болон түүнээс олон удаа хуралдах ёстой аж.

Шилдэг ажилтнуудынхаа ажлыг байнга тасалдуулан яаралтай ажлын талаар ярилцах нь тэднийг эрч хүчээ чухал зүйлд зарцуулах боломжгүй болгодог. Компанийг урагшлуулдаг жинхэнэ зүйл бол ажил. Үйлдэл, тэмцэл, хүчин чармайлт шаардсан ажил. Ажлын бүтээмж л биднийг ялалтад ойртуулдаг.

Ажлын өдрийг цуврал ажлын мөч болгон хуваадаг учраас уулзалтууд хортой гэж 37 Signals-ийн Дэвид Хайнемар Ханссон үздэг аж. Бүтээмжийг бий болгож буй ажилтай холбоотой үр дүнтэй системийг үүсгэж байж бид урагшилна. Гэтэл маш олон хурал болдог учраас ажил маань уулзалттай холбоотой систем болон хувирч байна.

Хичээл 3: Хортой уулзалт

Гурван төрлийн хортой уулзалт түгээмэл байдаг гэж Питтампалли үзжээ.

Тав тухын уулзалт: хэлэхийг хүссэн бүх зүйлээ бичгээр үр дүнтэй илэрхийлэх нь хэцүү үед ийм төрлийн уулзалтыг зарладаг. Тиймээс тав тухын уулзалт нь тэмдэглэлийн дэвтрээс илүү үнэ цэнийг компанид бараг нэмдэггүй. Цаг үрэхээс гадна сүүлд тайлбарлахад хэцүү үгэн бус харилцаан дээр тулгуурлаж явагддаг юм.

Албархуу уулзалт: Хурал бол өөрсдийнх нь хийх ёстой ажил гэж үзсэн менежерүүдийн зарладаг хурал. Өөрийгөө бүхнийг хянаж байгааг, эсвэл бүтээмжтэй ажиллаж байгаа гэдгээ харуулах зорилготой ийм уулзалтууд нь ямар ч үр дүнгүй. Уулзалтад оролцсон хүмүүс хамтдаа зөвлөгөө, тайлангаа ярилцаж багахан үр дүн гаргасан ч энэ нь ийм хурлыг хийж ажлаа тасалдуулсны өртөгтэй харьцуулвал маш бага ач холбогдолтой.

Нийгэмших уулзалтууд: Холбоо тогтоох зорилготой уулзалтууд бөгөөд заримдаа бид өөрсдөө ч анзааралгүй ийм уулзалт хийдэг. Харамсалтай нь нийгэмших уулзалтууд нь маш хурдан хэсэг хүний яриа болж, цаг нь сунадаг. Яриаг багасгахыг та хичээх боловч уулзалтад оролцож буй хүмүүс таныхтай адил зорилготой байх нь юу л бол. Ийм хурлыг зааланд хийвэл таарна.

Хичээл 4: Уулзалт хийхээ болъё

Харилцан яриа бол хоёр хүний хоорондох яриа бөгөөд уулзалт биш юм. Харилцан яриаг удирдах, дуусгахад амархан, харилцааны үр дүнтэй арга юм. Уулзалтаас ялгаатай нь харилцан яриа бол олон хүний ажлыг алдагдуулдаггүй. Тиймээс ярилцацгаая.

Ажлын хэсгийн уулзалт бол уулзалт бус харин багийн бусад гишүүд, баг доторх болон туслах багуудтай нэг зэрэг уулздаг бодитой ажил юм. Хэлэлцэх асуудал болоод зорилго нь тодорхой, хоорондоо байнга холбоотой ажилладаг багийн цөөн хэдэн гишүүн л уулзалтад оролцдог. Тиймээс ажлын хэсгийн уулзалт хийцгээе.

Брайнсторм бол зөвхөн олон санаа үүсгэхэд зориулагдсан цгларалт билээ. Брайнсторм бол уулзалт биш. Тиймээс брайнсторм хийцгээе.

Зарлан мэдээлэх, асуудлыг тодруулах, мэдээлэл цуглуулах зэрэг мэдээлэх хамгийн түгээмэл аргуудын зорилгоор ашиглана гэхэд уулзалт нь хэтэрхий өртөгтэй, ажилд саад болом зүйл билээ. Тиймээс уулзалт хийхээ больцгооё.

Хичээл 5: Орчин үеийн уулзалт хийе

Энэ бол Питтампаллигийн гол захиас юм. Орчин үеийн уулзалт бол шийдвэрийг дэмжих гэсэн ганцхан зорилгын төлөө оршин буй онцгой бөгөөд ариун дагшин хэрэгсэл билээ. Шийдвэр л биднийг үйлдэл хийхэд хөтөлж, бүх өөрчлөлтийн эхлэл нь болдог. Зоригтой шийдвэрийн дүнд зоригтой байгууллага, аймхай шийдвэрээс аймхай байгууллага бий болно.

Зоригтой шийдвэрийг байнга, шуурхай гаргадаг, тэдгээр шийдвэрийг байгуулагаа аймшиггүйгээр урагшлуулах үйлдэл болдог байхаар Орчин үеийн уулзалтыг зохион байгуулах ёстой юм.

1. Нэгэнт гарсан шийдвэрийг орчин үеийн уулзалт дэмждэг

Шийдвэр гаргахад бусад хүний мэдээлэл, зөвлөгөө хэрэгтэй тохиолдолд л уулзалт хийх ёстой. Өгөгдлийн бөөгнөрөл, давхцал хэрэггүй. Гэхдээ яг шийдвэр гаргахын өмнө уулзалт зарлаж болохгүй. Орчин үеийн уулзалт нь шийдвэр гаргахгүйгээр оршин байх ёсгүй. Харин шийдвэрийн талаар ярихын тулд уулзалт хийх нь утгагүй юм.

Шийдвэр гаргахаас өмнө хэн нэгний мэдээлэл хэрэгтэй бол ганцаарчилж уулз. Танд бага зэрэг тохиромжгүй байж болох ч ингэх нь нэн чухал. Та л шийдвэр гаргах ёстой хүн. Хэрэв эргэлзээтэй, маргаан тарих шийдвэр бол нэг нэгээр нь багийн бусад хүний дэмжлэгийг ав. Гэхдээ эцсийн эцэст та л шийдвэр гаргах хүн нь байх ёстой.

2. Орчин үеийн уулзалт хурдан явагдаж, товлосон цагтаа дуусна

Уламжлалт уулзалтууд хэзээ дуусах нь мэдэгдэхгүй үүрд үргэлжлэх мэт санагддаг. Товлосон цаг дуусахад үргэлжлүүлэн хуралдсаар улам их хуралддаг. Дуусах хугацааг тогтоосноор өсөлтөд шаардлагатай амаргүй шийдвэрүүдийг гаргаж чадах юм.

Хэтэрхий удаан хуралдвал өөлөхийн аргагүй шийдвэрийг ч ганхуулж болно. Ахин дахин ярилцсаар, бодитой мэдээлэл байхгүй хэрнээ нэг л зүйлээ давтсаар байдаг.

Уулзалтыг аль болох товчхон хийж, дуусах тодорхой хугацаа тавь. Компанийн гол 5-7 хүнтэй хуралдаж буй минут бүр танай компанид минутын үнэтэй капитал гэж бод. Түүнийгээ ухаалаг зарцуул.

3. Орчин үеийн уулзалт оролцогчдын тоог хязгаарладаг

Уулзалтын үеэр зөвшилцөлд хүрэхээр хичээж байхад тохиролцох, зөвшилцөх ёстой асуудлын тоо нь оролцож буй хүмүүсийн тоогоор эрс өсдөг. Хэт олон зөрөлдөөнт санал бодлын улмаас зөвшилцөх суурь нөхцөл байхгүй болж ирдэг. Түүнчлэн олон хүн оролцож байгаа бол ихэнхэд нь цагаа дэмий үрлээ, уулзалтад дэмий орлоо гэсэн таагүй бодлыг төрүүлдэг.

Орчин үеийн уулзалтад зөвхөн шийдвэрийг батлах, эсвэл асуудлыг шийдэхэд шаардлагатай хүмүүс л уригддаг болсон. Хэрэв таны оролцоо бага, эсвэл асуудлыг шийдэхэд хувь нэмрээ оруулахгүй гэж бодож байгаа бол бүү оролц.

4. Орчин үеийн уулзалт бэлтгэлгүй асуудлыг хасдаг

Уулзалтын бэлтгэл нь уулзалт даргалагчаас эхэлдэг. Тэрбээр хэлэлцэх асуудал болон гол мэдээллүүдийг бэлтгэнэ. Уулзалтын үеэр юу болох талаар, тухайлбал зорилго, хэн оролцох, ямар санааг гарган тавьж болох, уулзалт хэр удаан үргэлжлэх зэргийн талаар сайтар бодож тунгаасны үндсэн дээр хэлэлцэх асуудлыг бэлтгэх ёстой. Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад асуудал, боломжит хувилбар, шийдвэрийг тодорхой дурдана. Мөн ямар төрлийн санал хүсэлт авахыг, уулзалт амжилттай болвол ямар үр дүн гарах талаарх төсөөллийг дурдах ёстой.

Хамгийн гол нь хэлэлцэх асуудлын жагсаалт нь оролцогч нараас бэлтгэлтэй ирэхийг шаарддаг. Тиймээс хэрэгтэй мэдээллийг оролцогч нарт урьдчилан тараасан, өгсөн байх ёстой. Хэрэв оролцогчид тэрхүү мэдээллийг унших, эсвэл бэлтгэх цаг байхгүй бол тэдэнд оролцох цаг байхгүй гэсэн үг. Орчин үеийн уулзалт нь оролцогч нараас тодорхой хэмжээний бэлтгэлтэй, амлалт өгсөн бол заавал оролцохыг шаарддаг.

Уламжлалт уулзалтын үеэр тэмдэглэл хөтөлдөг бол орчин үеийнхэд хэрэггүй. Гол нь шийдвэр, түүнтэй холбоотой гарах үйл ажиллагааны төлөвлөгөө гарах ёстой. Тэрхүү төлөвлөгөөнд наад зах нь дараах зүйлс багтаж байх ёстой:

• Ямар үйл ажиллагааг хийхээр санал нэгдсэн бэ?
• Үйл ажиллагаа тус бүрийг хэн хариуцах вэ?
• Хэзээ тэдгээр ажлыг дуусгах вэ?

Уулзалтын дараа оролцогч нар хийхээр санал нэгдсэн зүйлээ цаг тухайд нь хийж байгаа эсэхийг уулзалт даргалагч шалгах ёстой. Тэднийг хариуцлагатай ажиллуул. Үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг биелүүлсэн болохыг уулзалтад оролцогч нарт үзүүлбэл тэд хурлын өрөөнд дэмий суугаагүй гэдгээ ойлгох болно.

5. Орчин үеийн уулзалт мэдээллийн чанартай байхаас татгалздаг

Уулзалт нь зөвхөн шийдвэр гаргах зорилготой байх ёстой. Ингэх цорын ганц арга бол мэдээллийн шинж чанартай уулзалтуудыг цуцлах юм. Үүний тулд тэмдэглэл (memo) унших ёстой гэдгийг хүлээн зөвшөөрөх ёстой болно. Хэрэв тэмдэглэл уншихгүй бол мэдээллийн шинжтэй уулзалт эргэн ирнэ. Мэдээллийг уялдаа холбоотой, итгэл үнэмшилтэй баримт бичгээр дамжуулан тараах ёстой. Тэдгээр баримт бичиг нь заавал унших, хариу өгөхүйц, чухал ач холбогдолтой байх ёстой.

6. Орчин үеийн уулзалт нь зөвхөн брайнстормингийн соёлтой цуг явах ёстой

Брайнсторм нь анти-уулзалт буюу уламжлалт уулзалтын нөгөө талд оршдог, орчин үеийн уулзалтад тэнцвэрийг бий болгодог зүйл юм. Брайнстормингийн зорилго бол хүмүүсийн бүтээлч байдлыг хязгаарладаг айдсаас чөлөөлөгдөх юм.

Гол дүрмүүд

• Тухайн санааг чин сэтгэлээсээ сонирхох хүмүүсийг урь
• Магтаалыг бүү харамла. Оролцоог хөхиүлэн дамж
• Санаануудаа дугаарла. Олон л гарвал сайн
• Хугацаатай бай. Зайлшгүй хийх ёстой байдлыг үүсгэ
• Хөгжилд. Идэвхтэй бай
• Боссоо урьж болохгүй.
• Бүгдийг нь бичиж тэмдэглэ. Брайнстормын гол санааг олж ав.

Дүгнэлт:

Дараагийн уулзалтаа хийхээс өмнө дараах асуултуудыг асуу.

• Би өөрөө шийдвэр гаргаж чадах уу?
• Хэрэв олуулаа уулзах ёстой бол хэрхэн, хэзээ уулзалтад оролцох ёстой вэ?
• Хэн нэгний санаа бодол чухал уу эсвэл баримт нотолгоо байхад л хангалттай юу?
• Уулзалтаар бус уулзаж ярилцаад шийдэж болох уу?
• Энэ шийдвэрийг гаргахад хэр хугацаа шаардлагатай вэ?
• Дараагийн алхам юу байх вэ?